A. L’assemblée familiale

L’assemblée familiale est une réunion à laquelle sont présents tous les membres « qualifiés » de la famille. Chaque famille détermine ses propres critères de qualification, les questions principales concernant l’âge à partir duquel on peut assister à l’assemblée familiale et la présence ou non de la belle-famille. Les solutions sont multiples et fonction de l’état d’esprit de la famille. Par exemple, on pourrait donner l’accès à l’assemblée familiale aux jeunes à partir de 16 ans et aux conjoints à partir de 3 ans d’ancienneté de la relation (mariage ou Pacs).

La mise en place d’une telle institution renforce les relations entre les différents membres de la famille qui peuvent ne pas avoir souvent l’occasion de se rencontrer en dehors de ce cadre-là. Plutôt informel lors de la première étape (« le fondateur ») où l’assemblée familiale se tient le dimanche midi lors d’un repas, ce forum de discussion sera amené à devenir une institution formelle avec son propre ordre du jour et un procès-verbal systématiquement rédigé à l’issue de la réunion. Le rôle le plus important de l’assemblée familiale est probablement d’assurer l’égalité d’information entre les différents membres de la famille. En effet, en l’absence d’une telle institution, la branche directement impliquée dans la gestion de l’entreprise familiale est forcément mieux informée que celles qui ne sont que actionnaires ; il peut même y avoir des inégalités au sein de la même branche. Cette asymétrie d’information génère des sentiments d’injustice ce qui peut conduire à des conflits et à une cession éventuelle des titres. Parmi les autres objectifs importants de l’assemblée familiale, citons la rédaction collective d’une charte familiale (ce point sera traité plus loin). Ce processus permet à la famille d’apprendre à discuter tous ensemble et à trouver des compromis tout en améliorant sa compréhension des valeurs familiales communes. Par ailleurs, le respect du processus de décision fait en sorte que les acteurs ne sont pas mis devant le fait accompli, les décisions unilatérales étant des sources fréquentes de frustrations et désaccords.

Toutes les décisions importantes relatives à la famille et/ou à la relation de la famille avec l’entreprise familiale peuvent être prises dans le cadre de l’assemblée familiale. Il peut s’agir, entre autres, des questions relatives à l’emploi familial dans l’entreprise (approbation ou non des candidats issus de la famille), de la mise en place d’autres institutions familiales comme le « conseil de famille », des avantages accordés par l’entreprise aux membres de la famille qui y travaillent ou encore de la volonté de la famille concernant la distribution de dividende ; cette volonté devra ensuite être communiquée au conseil d’administration de l’entreprise par les membres de la famille qui y siègent.

Le family office peut être à l’origine de la création de l’assemblée familiale, ayant expliqué les avantages d’une telle institution à son client (le chef de famille) et évoqué quelques exemples d’autres familles entrepreneuriales. Un représentant du family office peut d’ailleurs être présent, au moins dans un premier temps, aux assemblées pour y jouer le rôle de secrétaire et/ou de modérateur, en encadrant les discussions, en répartissant équitablement le temps de parole, en respectant l’ordre du jour et en préparant le procès-verbal après la réunion. La présence d’un conseil extérieur et indépendant permettra à tous les membres de la famille – dont certains pourraient être au début réticents à l’idée d’une telle réunion – d’avoir une garantie supplémentaire que les décisions seront prises dans l’intérêt général de l’ensemble de la famille et non en faveur d’une branche particulière. Enfin, le family office attirera l’attention du chef de famille sur les défis principaux (emploi familial, formation…) qui doivent être discutés lors de l’assemblée familiale.

Présidée généralement par le chef de famille (« le patriarche »), l’assemblée familiale se réunit plusieurs fois par an à des dates précises. Il est indispensable d’informer bien en avance tous les membres qualifiés pour que le quorum (dont les règles peuvent être expressément définies) soit atteint. Le vote se fait habituellement à la majorité simple.

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